Nei tuoi incontri di lavoro è considerata la risorsa del tempo? Oppure ti senti frustrato dalla improduttività degli incontri? Sempre più spesso nel mio lavoro mi ritrovo a verificare che la maggior parte delle riunioni potrebbero essere risolte in un’ora e invece ci si ritrova ad affrontare altre problematiche o alcune carenze di gestione, che ti portano ad affrontare una riunione per più di 3 ore!
Ho delineato 10 domande qui sotto per aiutarti a preparare in modo efficace il tuo prossimo meeting:

1. Avete bisogno di un incontro?
Molti degli incontri più inutili sono quelli in cui si condividono le informazioni, ma non c’è uno scopo distinto o un tempo definito per la conversazione. Ci devono essere risultati chiari, un ingresso minimo di informazioni e una conversazione ben strutturata. Quindi orologio sul tavolo e programma la durata del meeting, max 2 ore, altrimenti l’attenzione precipita.

2. Cosa vuoi ottenere?
Gli ordini del giorno sono spesso realizzati senza un focus sui risultati. È necessario essere chiari con gli obiettivi della riunione.

3. Chi ha bisogno di essere presente?
Assicurarsi che gli esperti e i decisori siano presenti e che i “disturbatori” e gli “osservatori” siano ridotti al minimo.

4. Quando è il momento migliore?
Ci sono date che si dovrebbero evitare? Quali sono i termini per le decisioni di questa riunione? Quando si hanno più probabilità di mettere le persone riunite assieme? Quali sono i migliori orari del giorno? Ricorda, è improbabile poter accontentare tutti.

5. Dove è la location migliore?
Questa decisione si basa in genere all’oggetto della riunione e alla comodità delle persone. Ma vale la pena pensare che l’ambiente può fare la differenza. Se si desidera negoziare con qualcuno per firmare un contratto da milioni di euro, provate a farlo nella vostra cantina oppure, al contrario dopo una serata divertente, quindi può essere strategico forse tenere la riunione fuori sede, allo stesso modo quando in gioco serve creatività ed ispirazione.

6. Sai quali sono le aspettative?
Le riunioni vengono spesso deragliate perché ci sono differenze su ciò che la gente vuole. Ogni volta che ci si riunisce bisognerebbe sapere cosa si aspettano gli altri membri del gruppo. Questo si può risolvere parlando ai partecipanti o inviando loro delle e-mail.

7. Quali conversazioni sono necessarie?
E ‘ importante pensare al processo così come i contenuti. Ciò che è di solito preparato prima delle riunioni è il contenuto da discutere. Ma altrettanto importante è il processo, o come si intende diffondere e coinvolgere gli altri membri nelle conversazioni.

8. In che modo le decisioni vengono fatte?
Ci sono tre tipi di decisioni nei gruppi: le decisioni prese dai dirigenti o da esperti tecnici, quelle basate su un parere di maggioranza, o quelle che arrivano al consenso. Sii chiaro su quale metodo è appropriato per il tuo incontro e chiarisci questo con il gruppo.

9. Quale documentazione è necessaria?
E ‘ utile considerare i supporti e materiale specifico della riunione prima di incominciare. Spesso i report vengono prodotti quando tutto ciò che era necessario poteva essere prodotto prima o tradotto in una serie di azioni.

10. Ma il follow-up è necessario?
Anche quando le persone sono impegnate in azioni concordate, c’è bisogno di follow-up. Al livello più elementare, la pubblicazione di accordi per posta elettronica o su un sito internet o intranet, in modo da far comprendere alle persone che possono trovare una lista delle loro azioni.

Ora hai tutte le carte a tuo favore per affrontare e gestire la tua riunione, che sia la prima o ne hai già fatte cento, mantieni la discussione su un clima collaborativo, cerca aree di accordo, riassumi le idee dei partecipanti, trai delle conclusioni ed assicurati che esse siano chiare a tutti. Infine, allo stesso modo come avviene nelle riunioni di condominio, non bisogna dimenticare di redigere un verbale in modo da lasciare una traccia scritta di quanto si è detto.
Ti aspetto nei commenti per le tue considerazioni.

Affrontare una riunione di successo
5 (100%) 5 votes
Share This