“E’ impossibile non comunicare!”.
Paul Watzlawick.

Su questo assioma di comunicazione ci si scagliano studenti e professionisti dei media.

Basta pensare un attimo al quel tuo collega che durante la convention aziendale non dice una parola e farebbe di tutto per non esserci… Tutto quello che manifesta è senza dubbio una grande comunicazione anche se non ti saluta nemmeno!!!

Comunicare efficacemente serve al singolo ma soprattutto nelle organizzazioni dove ogni reparto diventa un vero e proprio compartimento stagno e le informazioni devo veicolare dall’alto verso il basso!

Le aziende sono composte da individui che formano squadre che stabiliscono relazioni per raggiungere obiettivi individuali e comuni attraverso la comunicazione. Attraverso questo, vengono stabiliti gli obiettivi, vengono pianificate le strategie, determinati ruoli e impegni, delegate le attività e così via.

Le abilità sociali sono competenze o caratteristiche personale che consentono a una persona di relazionarsi adeguatamente con gli altri.

Fino a qualche decennio fa, avremmo pensato che queste abilità siano innate ed immobili e che non possiamo allenarle per impararle e migliorarle.

La realtà è molto diversa, e cioè che una comunicazione efficace è un’abilità come qualsiasi altra e, quindi, può essere appresa e formata in modo tale da giocare a nostro favore e per i nostri scopi individuali e di squadra quando si tratta di raggiungere il successo nei progetti che intraprendiamo.

Nell’articolo di oggi voglio parlarti della comunicazione efficace e dei suoi elementi. I vantaggi di praticarlo, gli svantaggi di non applicarlo e come eseguirlo nel modo migliore per far lavorare te stesso o il tuo team concentrati sull’obiettivo.

COMUNICAZIONE EFFICACE

Prima di descrivere in dettaglio come ottenere una comunicazione efficace, vorrei che tu conoscessi in modo schematico i benefici della pratica e quali svantaggi avere se non si applica alla tua squadra o team di lavoro.

VANTAGGI DELL’APPLICAZIONE
Focalizzare la squadra sugli obiettivi
Raggiungi gli obiettivi più facilmente e in meno tempo
Aumenta il morale della squadra sapendo che tutti lavorano sulla stessa cosa
Distribuire le risorse in modo efficace
Incoraggia il lavoro di squadra
Incoraggia la risoluzione dei conflitti
Evita incomprensioni e possibili ragadi

SVANTAGGI DI NON APPLICARLO
Porta a conflitti interni
Demotivazione
Clima di lavoro negativo
Basse prestazioni
Bassa probabilità di successo sugli obiettivi

CARATTERISTICHE ED ELEMENTI DI COMUNICAZIONE EFFICACE

Ora che sai a cosa serve una comunicazione efficace e che è possibile svilupparla sulla base della pratica, è tempo di descrivere nel dettaglio come puoi metterla in pratica con il tuo team per raggiungere gli obiettivi individuali e comuni nel migliore dei modi.

Definire lo scopo del messaggio

Ancora una volta, qui abbiamo quello che per me è il padre della produttività personale. Prima di iniziare qualsiasi comunicazione, qualunque sia il canale (parole faccia a faccia, telefono, e-mail, chat, etc.) impiegare del tempo per identificarne il motivo.

Dopo averlo definito, stabilire una strategia di comunicazione. Questo non significa che stai cercando un modo per manipolare l’altra persona, né che devi imbrogliarla in alcun modo, ma significa cercare il giusto ordine di parole per facilitare la comprensione del messaggio e raggiungere l’obiettivo che ti sei prefissato.

In questo modo eviterai di vagare con parole o frasi che rendono il tuo messaggio molto più difficile da decifrare, potendo distogliere l’attenzione della squadra.

Ascolta in modo attivo

Spesso, una volta ascoltato una certa parte (ciò che riteniamo essenziale) del messaggio di un’altra persona, andiamo direttamente a elaborare mentalmente la nostra risposta prima che l’altra persona abbia finito di esprimersi. A volte abbiamo persino tanta fretta di rispondere che interrompiamo il messaggio per dare la nostra risposta senza averne compreso l’essenza.

In alcuni casi, questo può portarti a ignorare i dati rilevanti di cui potresti aver bisogno in seguito per risolvere un problema o un conflitto che il team sta vivendo in una determinata fase del progetto.

Tendiamo a pensare che, se ritardiamo nel dare una risposta quando esposti a un’altra persona, significa che abbiamo poca conoscenza dell’argomento di cui stiamo trattando o perdiamo la nostra ragione di fronte a una discussione.

La realtà è abbastanza diversa ed è che, se prendiamo il nostro tempo per ascoltare il nostro interlocutore, rispondiamo con calma e, soprattutto, con tutti i dati in nostro possesso, avremo un maggiore controllo sulla situazione e il nostro interlocutore ne verrà a conoscenza.

In molte occasioni, se ti fermi alla fine della presentazione dell’altra persona, continueranno la loro spiegazione, fornendo dati che potrebbero essere rilevanti per il resto della riunione.

Empatia

Identifica perché la pensi così. Qual è la tua situazione particolare? Cosa rende questa definizione così diversa dalla situazione che hai?

Le situazioni non sono in un modo o nell’altro, nulla è bianco o nero. Tutto dipende dalla prospettiva dalla quale la guardi, quando una coppia di amici si separa per un tradimento la prima persona che ascoltiamo, la persona tradita sarà quella che apparentemente apparirà come “vittima”, ma se poi ascoltiamo anche l’altra persona, scopriremo che in qualche modo la responsabilità è sempre di entrambi!

Ognuno di noi può affrontare la stessa situazione e sperimentarla in modi molto diversi, a seconda delle esperienze e dell’apprendimento precedenti. Pensa alla tipica illusione ottica, perché a volte non vediamo tutti la stessa cosa?

Dimmi, cosa vedi immediatamente in questa immagine?

È un bel calice nero o 2 volti che si guardano? Entrambe le risposte sono vere.

Pensa che se non capisci il punto di vista di un’altra persona, difficilmente farai capire loro il tuo. Il motivo è molto semplice ed è che la tua spiegazione inizierà da una situazione sbagliata, da un punto che l’altra persona non capisce più.

Sviluppare una comunicazione assertiva

“L’assertività è il comportamento che consente ad una persona di agire in base ai propri interessi più importanti, di difendere senza ansia, di esprimere comodamente sentimenti onesti o di esercitare i diritti personali senza negare i diritti agli altri”. – E. Alberty

In altre parole, è la capacità di dire ciò che pensiamo nel rispetto per gli altri.

Per praticare la comunicazione assertiva è necessario:

Comunicazione Non Verbale

Ricorda a te stesso che sei importante quanto gli altri, esprimendo i tuoi sentimenti e opinioni senza limitarti
ma esprimendoti con rispetto per te stesso e negli altri. Accetta le critiche riflettendo con calma sul punto di vista degli altri. Esprimi con il tuo tono di voce e il tuo corpo ciò che dicono le tue parole.

Il modo in cui trasmetti un messaggio è ancora più importante delle parole che usi (stimato tra il 70% e il 90%).

Se usi un tono di voce negativo ma i tuoi gesti non sono corrispondenti, nessuno crederà a quello che dici.

La cosa migliore che puoi fare per far sì che i tuoi gesti e il tono della voce trasmettano le parole che vuoi esprimere, in modo da identificarti con il messaggio. Se non credi a quello che stai per dire, difficilmente riuscirai a convincere gli altri a fare lo stesso.

Il mio consiglio è che il tuo messaggio vada sempre secondo i tuoi principi e valori. Quindi avrai sempre il giusto gesto e tono per quello che stai esprimendo.

Sii breve e chiaro nella tua presentazione

Se estendi i tuoi messaggi con “annebbiamenti” e divagazioni, l’essenza andrà persa lungo la strada e l’impatto che vuoi causare sull’altra persona sarà diluito, non usare parole vuote. Puoi persino irritare l’altra persona.

Arriva al punto, ma non inviare neanche un telegramma, ricorda che chiunque ti sta di fronte deve capire chiaramente il messaggio.

Dimentica i pregiudizi

Una delle chiavi per evitare pregiudizi è chiedere, fare domande. Poni anche la domanda più stupida, ma non lasciare dubbi sul significato dell’altra persona, perché quando avrai bisogno di tali informazioni farai delle ipotesi molto probabilmente errate.

Suggerimento: ti consiglio di evitare domande con risposte SÌ/NO se desideri ottenere maggiori informazioni su qualsiasi argomento. Un buon modo per farlo è usare la frase “parlami di…” o invita l’altra persona a parlare di più con un “dimmi di più”.

Dai e chiedi feedback

Senza dubbio una delle chiavi per fare “squadra”. È una delle strategie che danno i migliori risultati, poiché utilizza la visione e l’esperienza di tutto il team per migliorare il lavoro di ogni individuo, moltiplicando la conoscenza del tutto e aiutando a raggiungere gli obiettivi più facilmente.

Nel dare feedback, è importante evidenziare ciò che è stato fatto bene oltre a ciò che deve essere migliorato o modificato. Inoltre, ti consiglio di spiegare cosa pensi esattamente di sbagliato, perché pensi che sia così e di fornire almeno una soluzione.

In questo modo invierai il messaggio al tuo team che, oltre a occuparti di vedere gli errori, ti impegni anche a fornire soluzioni per migliorare le operazioni del gruppo.

Chiedi conferma che il tuo messaggio sia stato compreso

Questo è un altro tipo di feedback, chiedere se il nostro messaggio è stato chiaro è fondamentali se temiamo che il messaggio non sia stato compreso correttamente dall’altra persona, oppure ci siano possibilità che parti di esso siano andate perse o non recepite.

Se ritieni che una parte del tuo messaggio sia importante, evidenzialo. Non dare mai per scontato che l’altra persona abbia creato la stessa mappa mentale che hai in testa prima di spiegarla.

D’altra parte, quando sei il destinatario, assicurati che la persona che trasmette il messaggio ti fornisca tutti i dati necessari e che il messaggio che hai ricevuto sia quello che intendeva trasmettere.

Usa il feedback a tuo vantaggio

Quando ricevi una critica del tuo modo di fare un compito, prendilo come un’opportunità di miglioramento e non come un attacco personale. Ti migliorerà il modo di eseguire l’attività la prossima volta e in aggiunta ti allontanerai dai conflitti che come spesso accade non ti daranno alcun vantaggio.

Comunicare i progressi nel tempo

Imposta delle fasi di comunicazione di avanzamento con il tuo team per verificare il rispetto delle scadenze ed evitare distrazioni dovute a chiamate, e-mail o contatti non necessari nello stile delle classiche riunioni perdi tempo o della chat di messaggistica istantanea.

Definire il canale e l’ambiente di comunicazione

Precisare quali comunicazioni devono essere effettuate tramite chat, e-mail, chiamate, videochiamate e quali possono attendere fino alla prossima riunione di revisione dei progressi.

A volte ciò che ritieni necessario per una visita in ufficio è possibile risolvere con una videochiamata o un semplice video che spiega come funziona uno strumento.

Comunicare i cambiamenti con efficienza

In caso di cambiamenti sostanziali nel progetto o anche di un appuntamento, è necessario avvisare tutti gli interessati il prima possibile. Non c’è niente di più fastidioso che rendersi conto che hai lavorato invano o che il proprio tempo sia di serie B.

CONCLUSIONE

Qualunque sia il tuo modo di interagire con gli altri sia come singolo ma anche come persona facente parte di un contesto aziendale, una comunicazione efficace è un fattore molto importante per avere successo in ogni progetto, quindi deve essere uno dei tuoi obiettivi principali da raggiungere da questo momento.

Dimmi nei commenti su cosa potrai migliorare nella tua comunicazione.

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